Kiểm soát nội bộ là gì
Kiểm soát nội bộ
(KSNB) là việc tạo ra và thực hiện các cơ chế hoạt động tài chính trong công ty
bằng cách áp dụng các thủ tục, quy chế, quy định đã được thiết lập để nâng cao
hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ
(KSNB) là việc tạo ra và thực hiện các cơ chế hoạt động tài chính trong công ty
bằng cách áp dụng các thủ tục, quy chế, quy định đã được thiết lập để nâng cao
hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Hệ thống KSNB này
sẽ giám sát tất cả các khía cạnh từ nhân viên đến phòng ban và hệ thống của
doanh nghiệp nhằm giảm thiểu rủi ro và hạn chế việc thất thoát tài sản công ty.
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở Việt Nam, thực
trạng phổ biến trong các doanh nghiệp là phương pháp quản lý chưa được rõ ràng
và chặt chẽ. Các công ty nhỏ thường được quản lý theo kiểu gia đình, trong khi
đó các doanh nghiệp lớn lại phân quyền cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm soát đầy đủ.
Tất cả các mô hình này đều thiếu quy chế kiểm tra chéo giữa các bộ phận và chỉ
dựa trên sự tin tưởng cá nhân, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát rủi ro và
gian lận trong nội bộ.
Việc thiết lập hệ
thống kiểm soát nội bộ là rất cần thiết để doanh nghiệp có thể giám sát hoạt động
một cách khách quan thay vì quản lý dựa trên lòng tin. Chủ doanh nghiệp cần thực
hiện kiểm tra thông qua các quy định rõ ràng, cụ thể nhằm giảm thiểu các rủi ro
tiềm ẩn trong kinh doanh; bảo vệ tài sản; đảm bảo tính chính xác của số liệu kế
toán và báo cáo tài chính; tuân thủ các quy định của công ty và luật pháp; sử dụng
tối ưu nguồn lực để đạt được các mục tiêu; bảo vệ quyền lợi của các nhà đầu tư,
cổ đông và tạo lòng tin cho họ.
>>> Tham khảo thêm: Lập doanh nghiệp nhưng không hoạt động thì xử lý thế nào.
Vai trò đối với hệ thống kiểm soát nội bộ
Đảm bảo tuân thủ
các quy định và chính sách nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo rằng
các quy định, chính sách, quy trình của tổ chức đang được tuân thủ đầy đủ và thực
hiện một cách hiệu quả;
Phát hiện lỗi và
sửa chữa: Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp phát hiện lỗi và sửa chữa chúng trước
khi chúng gây hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức;
Bảo vệ tài sản và
thông tin của tổ chức: Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp bảo vệ tài sản và thông
tin của tổ chức khỏi các hoạt động bất hợp pháp hoặc lạm dụng bên trong;
Nâng cao hiệu quả
hoạt động: Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức
bằng cách tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và tăng cường năng suất;
Tăng cường sự
minh bạch và trách nhiệm: Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp tăng cường sự minh bạc,
trách nhiệm của các nhân viên trong tổ chức, giúp đảm bảo tính minh bạch và
trung thực trong các hoạt động kinh doanh của tổ chức.
>>> Tham khảo thêm: Chuẩn mực kế toán hàng tồn kho.
Những bộ phận quan trọng cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát
Để tạo môi trường
kiểm soát tốt, cần có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm
soát nội bộ trong công ty bao gồm: sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp của người
quản lý, tổ chức thể chế hợp lý với nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, cùng với việc
ban hành các quy tắc, quy định và quy trình kinh doanh bằng văn bản.
Nếu mọi thành
viên trong công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ,
môi trường kiểm soát sẽ được tạo ra. Một môi trường kiểm soát tốt sẽ tạo điều
kiện cho hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả.
Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro
được xem là chất lượng khi các nhà lãnh đạo tập trung và khuyến khích nhân viên
xác định, đánh giá và định lượng tác động của các rủi ro hiện tại và tiềm ẩn.
Doanh nghiệp có kế hoạch và các biện pháp cụ thể để giảm thiểu rủi ro thiệt hại
trong một phạm vi chấp nhận được.
Đánh giá rủi ro
tìm ra định lượng tác động của các rủi ro hiện tại và tiềm ẩn
Ngoài ra, doanh
nghiệp đã đưa ra các mục tiêu tổng thể và chi tiết để cung cấp cho nhân viên một
cơ sở tham chiếu trong quá trình triển khai công việc và nhận thức được tác động
của rủi ro.
Hoạt động kiểm soát
Nếu các yếu tố
sau được đáp ứng, hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp sẽ được đánh giá là chất
lượng tốt:
Xác định các chỉ
tiêu tài chính và chỉ tiêu hoạt động cơ bản làm chỉ tiêu quản lý để lập kế hoạch
và kiểm soát hoạt động sản xuất để điều chỉnh theo mục tiêu;
Tổng hợp và công
bố kết quả sản xuất, so sánh với các chỉ tiêu và định mức đã đặt ra, và điều chỉnh,
bổ sung kịp thời;
Ba lĩnh vực quyền
hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ bao gồm việc cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài
chính với sự phân biệt rõ ràng giữa kế toán và thư ký;
Ban hành các văn
bản quy định người có thẩm quyền và / hoặc thẩm quyền phê duyệt tất cả hoặc một
số loại vấn đề tài chính;
Lưu giữ bằng chứng
dưới dạng tài liệu để phân biệt rõ ràng mọi lúc giữa phần công việc đã thực hiện
và phần giám sát, bao gồm việc xác định các cá nhân chịu trách nhiệm về sai
sót.
Thông tin và truyền thông
Hệ thống kiểm
soát nội bộ thông tin và truyền thông là một phần quan trọng của quản lý doanh
nghiệp, giúp đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và hiệu quả của thông tin và truyền
thông trong tổ chức. Bộ phận quan trọng cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ
thông tin và truyền thông bao gồm:
Chính sách và quy
trình: Các chính sách và quy trình phải được xác định rõ ràng và thực hiện đầy
đủ để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và hiệu quả của thông tin và truyền thông
trong tổ chức. Các chính sách và quy trình này bao gồm các quy định về việc thu
thập, lưu trữ, sử dụng và chia sẻ thông tin, cũng như việc đảm bảo tính toàn vẹn
và bảo mật thông tin;
Người quản lý:
Người quản lý phải có kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn về thông tin và truyền
thông để đảm bảo việc quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ thông tin và truyền
thông được hiệu quả và bảo mật;
Hệ thống công nghệ
thông tin: Hệ thống công nghệ thông tin bao gồm các phần mềm, phần cứng và các
hệ thống mạng để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin và truyền thông
trong tổ chức. Các hệ thống này bao gồm các công nghệ bảo mật như phần mềm diệt
virus, tường lửa, mã hóa và chứng thực;
Nhân viên: Nhân
viên trong tổ chức phải được đào tạo về quy trình kiểm soát nội bộ thông tin và
truyền thông và phải tuân thủ các chính sách và quy trình được đề ra;
Kiểm tra và đánh
giá: Hệ thống kiểm soát nội bộ thông tin và truyền thông phải được kiểm tra và
đánh giá thường xuyên để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và hiệu quả của thông
tin và truyền thông trong tổ chức. Các kiểm tra này bao gồm kiểm tra hệ thống,
kiểm tra quy trình và kiểm tra nhân viên.
Giám sát
Bộ phận giám sát
là một phần quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhiệm vụ chính của bộ
phận này là theo dõi và đánh giá hiệu quả của các quy trình và chính sách nội bộ
của tổ chức, đảm bảo rằng các quy trình này được tuân thủ và áp dụng đúng cách.
Các hoạt động của
bộ phận giám sát bao gồm việc đánh giá rủi ro và giám sát các hoạt động của các
bộ phận khác của tổ chức. Bộ phận này cũng đảm nhiệm việc tạo ra các báo cáo
cho các nhà quản lý và các bộ phận khác trong tổ chức để cung cấp thông tin về
các rủi ro tiềm ẩn và các điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Bên cạnh đó, bộ
phận giám sát còn đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp khuyến nghị và đề
xuất về cách cải thiện quy trình và chính sách nội bộ để đảm bảo tính hiệu quả
và hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ.
CÔNG TY DỊCH VỤ KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
0 Nhận xét